Dokumenty

Przed wizytą w kancelarii notarialnej prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy w celu ustalenia listy dokumentów, jakie będą niezbędne przy określonej czynności notarialnej. Dokumenty należy złożyć w kancelarii notarialnej na kilka dni przed umówionym terminem czynności osobiście lub przesłać je faksem lub e-mailem (uwaga: oryginały dokumentów należy okazać notariuszowi przy dokonywaniu czynności).

DOKUMENT TOŻSAMOŚCI

Przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. Stwierdzenie tożsamości powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku takich dokumentów – w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej. Z tego względu klient zobowiązany jest okazać jeden z następujących dokumentów tożsamości:

dowód osobisty
paszport
karta pobytu

DOKUMENTY DOTYCZĄCE NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ

L.p.	Nazwa dokumentu	Podmiot wydający dokument	Uwagi
1	dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez zbywcę		np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub inną, odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zasiedzeniu, zniesieniu współwłasności, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia
2	wypis z rejestru gruntów z klauzulą potwierdzającą, że dokument może stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej	starostwo powiatowe lub urząd miasta/gminy miejsca położenia nieruchomości; w Warszawie wypisy wydawane są przez urzędy dzielnic	nie starszy niż 3 miesiące
3	wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku, jeśli dana działka nie jest objęta planem lub zaświadczenie o przeznaczeniu działki w tym planie	urząd miasta/gminy miejsca położenia nieruchomości; w Warszawie wypisy wydawane są przez urzędy dzielnic	nie starszy niż 3 miesiące
4	wypis z rejestru budynków	urząd miasta/gminy miejsca położenia nieruchomości; w Warszawie wypisy wydawane są przez urzędy dzielnic	nie starszy niż 3 miesiące; tylko w przypadku działki zabudowanej
5	ostateczna decyzja o pozwoleniu na użytkowanie budynku lub potwierdzenie zgłoszenia budynku do użytkowania		tylko w przypadku działki zabudowanej
6	zaświadczenie o ilości osób zameldowanych w budynku, z którego będzie wynikało, że w budynku nie jest zameldowana żadna osoba	urząd miasta/gminy; w Warszawie zaświadczenia wydawane są przez urzędy dzielnic	tylko w przypadku działki zabudowanej budynkiem mieszkalnym;
7	wyrys z mapy ewidencyjnej z klauzulą potwierdzającą, że dokument może stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej	starostwo powiatowe lub urząd miasta/gminy miejsca położenia nieruchomości; w Warszawie wypisy wydawane są przez urzędy dzielnic	nie starszy niż 3 miesiące
8	ostateczna decyzja zatwierdzająca podział i mapa podziałowa z klauzulą potwierdzającą, że dokument może stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej		tylko w przypadku działki powstałej w wyniku podziału geodezyjnego, który nie został ujawniony w księdze wieczystej
9	dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez spadkodawcę		tylko w przypadku gdy nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia, a spadkobierca nie został jeszcze wpisany do księgi wieczystej,
10	zaświadczenie potwierdzające, że nabycie było zwolnione z podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia	urząd skarbowy właściwy według miejsca położenia nieruchomości	tylko w przypadku gdy nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności oraz zapisu
11	dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za użytkowanie wieczyste (o ile dotyczy)

DOKUMENTY DOTYCZĄCE LOKALU STANOWIĄCEGO ODREBNĄ NIERUCHOMOŚĆ

L.p.	Nazwa dokumentu	Podmiot wydający dokument	Uwagi
1	dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez zbywcę		np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub inną, odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zasiedzeniu, zniesieniu współwłasności, akt poświadczenia dziedziczenia
2	zaświadczenie o ilości osób zameldowanych w lokalu, z którego będzie wynikało, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba	urząd miasta/gminy; w Warszawie zaświadczenia wydawane są przez urzędy dzielnic
3	zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych	zarząd wspólnoty mieszkaniowej, administrator budynku
4	dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za użytkowanie wieczyste (o ile dotyczy)
5	dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez spadkodawcę		tylko w przypadku gdy lokal został nabyty w drodze dziedziczenia, a spadkobierca nie został wpisany do księgi wieczystej
6	zaświadczenie potwierdzające, że nabycie było zwolnione z podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia	urząd skarbowy właściwy według miejsca położenia lokalu	tylko w przypadku gdy lokal został nabyty w drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności oraz zapisu

DOKUMENTY DOTYCZĄCE SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU

L.p.	Nazwa dokumentu	Podmiot wydający dokument	Uwagi
1	zaświadczenie wydane w celu okazania go notariuszowi	spółdzielnia mieszkaniowa	nie starsze niż 1 miesiąc;
2	dokument stanowiący podstawę nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu		np. przydział, wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, zamiany, zniesienia współwłasności lub inną, odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zasiedzeniu, zniesieniu współwłasności, akt poświadczenia dziedziczenia
3	zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu wydane w celu założenia księgi wieczystej	spółdzielnia mieszkaniowa	tylko w przypadku gdy dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu ma zostać założona nowa księga wieczysta
4	wypis z rejestru gruntów dla działki gruntu pod budynkiem z klauzulą potwierdzającą, że dokument może stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej	starostwo powiatowe lub urząd miasta/gminy miejsca położenia nieruchomości; w Warszawie wypisy wydawane są przez urzędy dzielnic	tylko w przypadku gdy dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu ma zostać założona nowa księga wieczysta
5	zaświadczenie o ilości osób zameldowanych w lokalu, z którego będzie wynikało, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba	urząd miasta/gminy; w Warszawie zaświadczenia wydawane są przez urzędy dzielnic
6	zaświadczenie potwierdzające, że nabycie było zwolnione z podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia	urząd skarbowy właściwy według miejsca położenia lokalu	tylko w przypadku gdy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności oraz zapisu

DOKUMENTY DOTYCZĄCE AKTU POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

L.p.	Nazwa dokumentu	Podmiot wydający dokument	Uwagi
1	odpis aktu zgonu spadkodawcy	urząd stanu cywilnego
2	odpisy aktów stanu cywilnego osób należących do kręgu spadkobierców ustawowych	urząd stanu cywilnego	w przypadku osoby, która po zawarciu związku małżeńskiego zmieniła nazwisko, powinien zostać okazany odpis aktu małżeństwa
3	testament, o ile został sporządzony
4	zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego	urząd miasta/gminy; w Warszawie zaświadczenia wydawane są przez urzędy dzielnic	może zostać zastąpiony dowodem osobistym zmarłego
5	wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę o zrzeczeniu się dziedziczenia		o ile taka umowa została zawarta pomiędzy spadkodawcą i spadkobiercą
6	oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku		o ile zostało wcześniej złożone przez spadkobiercę
7	numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wchodzącej w skład spadku		o ile według wiedzy spadkobierców, takie nieruchomości wchodzą w skład spadku

DODATKOWE DOKUMENTY

L.p.	Warunek	Nazwa dokumentu	Podmiot wydający dokument	Uwagi
1	GDY STRONĄ JEST OSOBA PRAWNA:	umowa/statut spółki lub statut innej osoby prawnej
1	GDY STRONĄ JEST OSOBA PRAWNA:	uchwała wspólników lub/i innego organu zezwalająca na zbycie lub nabycie nieruchomości lub użytkowania wieczystego		o ile zgodnie z ustawą, umową spółki lub statutem jest ona wymagana
2	GDY BĘDZIE DOKONANA DAROWIZNA LUB NIEODPŁATNE ZNIESIENIE WSPÓLWŁASNOŚCI POMIĘDZY KREWNYMI:	odpisy aktów stanu cywilnego, potwierdzające pokrewieństwo stron czynności	urząd stanu cywilnego	w przypadku osoby, która po zawarciu związku małżeńskiego zmieniła nazwisko, powinien zostać okazany odpis aktu małżeństwa
3	GDY STRONĘ REPREZENTUJE PEŁNOMOCNIK:	dokument pełnomocnictwa		pełnomocnictwo powinno mieć taką samą formę jak czynność, która ma zostać dokonana przez pełnomocnika, np. pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości powinno mieć formę aktu notarialnego
4	GDY STRONĄ JEST MAŁOLETNI	prawomocne postanowienie sądu o zezwoleniu na dokonanie w imieniu małoletniego czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu	sąd rodzinny i opiekuńczy	nie jest wymagane przy dokonywaniu na rzecz małoletniego darowizny, o ile przedmiot darowizny nie jest w żaden sposób obciążony
		zaświadczenie o ustanowieniu opieki	sąd rodzinny i opiekuńczy	tylko w przypadku gdy małoletniego nie reprezentują rodzice lecz opiekun ustanowiony przez sąd
		odpis skrócony aktu urodzenia małoletniego	urząd stanu cywilnego
5	GDY MAŁŻONKÓW NIE OBOWIĄZUJE WSPÓLNOŚĆ USTAWOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA	wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę majątkową małżeńską (intercyza) albo prawomocne orzeczenie sądu o ustanowieniu rozdzielności majątkowej albo o separacji
6	INNE DOKUMENTY, KTÓRE W OCENIE NOTARIUSZA OKAŻĄ SIĘ NIEZBĘDNE DO USTALENIA STANU PRAWNEGO NIERUCHOMOŚCI I SPORZĄDZENIA AKTU NOTARIALNEGO